Онлайн-касса: что это, как работает и что делать при сбоях

Онлайн-касса: что это, как работает и что делать при сбоях 

Онлайн-касса (ККТ) — это цифровое устройство, обязательное для большинства бизнесов в России по закону № 54-ФЗ. Она регистрирует покупки, формирует чеки и автоматически передает данные в налоговую службу (ФНС) через интернет. Вот ключевые аспекты, которые важно знать потенциальным клиентам. 

1. Что делает онлайн-касса?

Она выполняет три критически важные функции:

1.1 Фиксирует операции: записывает каждую продажу или оплату услуги на встроенный фискальный накопитель (ФН) — защищенный модуль памяти.

1.2 Формирует чеки: печатает бумажные чеки с QR-кодом или отправляет электронные версии покупателям на email/SMS. В чеке указываются реквизиты продавца, наименование товара, сумма, налоги.

1.3 Передает данные в ФНС: через оператора фискальных данных (ОФД). ОФД шифрует информацию и отправляет ее в налоговую, обеспечивая прозрачность расчетов.

Пример: покупатель оплачивает кофе картой → касса создает чек → данные шифруются в ФН → отправляются ОФД → ФНС получает отчет в реальном времени.

2. Как это работает? 

Принцип действия включает четыре этапа: 

2.1 Оплата покупки: клиент платит наличными, картой или онлайн. Кассир вводит данные товара вручную или через сканер штрихкода.

2.2 Создание чека: касса генерирует чек, сохраняет его в фискальном накопителе и выдает покупателю.

2.3 Передача данных: информация через интернет (SIM-карта, Wi-Fi, Ethernet) отправляется ОФД. Тот подтверждает получение и пересылает данные в ФНС.

2.4 Архивация: ОФД хранит данные 5 лет, а покупатель может проверить чек через приложение ФНС.

3. Что делать, если касса не отвечает? 

Сбои возможны из-за проблем с интернетом, поломки ФН или программной ошибки. Алгоритм действий: 

3.1 Проверить подключение к сети: если интернет отсутствует, касса сохранит данные в памяти и отправит их при восстановлении связи (закон допускает задержку до 30 дней).

3.2 Сформировать чек коррекции: если операция не зафиксирована, создайте этот чек через кассу. Укажите причину сбоя (например, «отсутствие связи») и отправьте данные ОФД.

3.3 Заменить фискальный накопитель: при поломке ФН (срок его службы — 13–36 месяцев) установите новый и перерегистрируйте кассу в ФНС.

Важно! Работа без онлайн-кассы или с несвоевременной передачей данных грозит штрафами: 

- Для ИП: 25–50% от суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.

- Для юрлиц: 75–100%, минимум 30 000 ₽.

4. Кому это нужно? 

4.1 Обязательно для: магазинов, ресторанов, интернет-продавцов, услуг для физлиц (например, ремонт, доставка).

4.2 Можно не использовать: самозанятым, некоторым ИП на патенте (например, ремонт обуви, изготовление ключей), организациям в отдаленных районах.

Заключение 

Онлайн-касса — не просто гаджет, а инструмент для легализации бизнеса. Она сокращает риски штрафов, автоматизирует отчетность и повышает доверие покупателей. При сбоях используйте чек коррекции и следите за исправностью фискального накопителя. Если ваша деятельность попадает под исключения — уточните актуальность норм в ФНС, ведь законы меняются.